Unsere WinCard Pro-Datenbanklösungen sind – oder werden auf Wunsch nachträglich – mit einem Zusatzmodul für die Verwaltung von Dokumenten ausgestattet, mit dem Sie Word für Windows-Dokumente direkt aus der Adressenverwaltung anlegen, vollautomatisch speichern und nachträglich wieder öffnen. Bei jeder Adresse kann ein Ordner mit Unterordner angegeben werden, in den die Dokumente an die Adresse automatisch gespeichert werden. Serienbriefe werden zentral in einem Ordner abgelegt und können so ganz einfach wiederverwendet werden.
Zu jedem Word-Dokument, das Sie aus der Adressenverwaltung anlegen, wird bei der Adresse ein Vorgang erstellt, von dem aus das Dokument jederzeit wieder aufgerufen werden kann. In den Feldern des Vorgangs können zusätzliche Informationen erfasst werden, um das Dokument später noch einfacher zu identifizieren.
Die Dokumentenverwaltung ist besonders flexibel im Hinblick auf die Ablagestruktur. Pro Computer kann ein Datenordner benannt werden, in dem bzw. in dessen Unterordnern die Dokumente abgelegt werden. Deshalb können die Dokumente problemlos vom Hauptsystem (etwa: V:\Daten) auf ein Notebook (etwa C:\Daten) überspielt werden.
Auch einem Vorgang kann manuell ein beliebiges Dokument zugeordnet werden, etwa eine Excel-Tabelle mit der Kalkulation zu einer Offerte. Wiederbenötigte Dokumente lassen sich beim Umstieg auf unsere Lösungen auch nachträglich bei einer Adresse (direkt oder in einem Vorgang) hinterlegen. Auf diese Weise wird die Suche nach Dokumenten – für alle Mitarbeiter – auf ein absolutes Minimum reduziert.
Wenn Sie WinCard Pro bereits einsetzen, führen wir Ihnen die Lösung gerne einmal kostenlos und unverbindlich
in einer Online-Präsentation vor. Am besten vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns.
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen…